کسب و کار ها به رسانه های ارتباطی مختلفی متکی هستند؛ اما ایمیل قابل اعتماد ترین و حیاتی ترین کانال ارتباطی شناخته می شود و اطمینان، قانونمندی و امنیت را در انتقال پیام های مهم فراهم می کند. استفاده از آدرس ایمیل مبتنی بر دامنه، باعث شناخت برند، اعتبار پیام و افزایش اعتماد در روابط با مشتری می شود. ایجاد یک نام تجاری شامل مرتبط کردن کسب و کار شما به یک دامنه و اتخاذ آدرس های ایمیل تجاری برای رفع تمام نیاز های ارتباطی است. ایمیل سازمانی یک ابزار ضروری برای ارتباطات تجاری مهم است که شواهد، حریم خصوصی و تصویری معتبر از کسب و کار ارائه می‌ دهد. در ادامه این مطلب لزوم ایجاد چنین ایمیلی را به همراه تعریف دقیقی از دامنه و وب سایت را شرح می دهیم.

چرا به یک ایمیل سازمانی نیاز داریم؟

کسب و کار ها از آدرس های ایمیل سازمانی بسیار سود می برند. این آدرس ‌ها نه تنها ارتباطات شخصی و تجاری را جدا می‌ کنند، بلکه اعتبار پروژه و ثبات برند را افزایش می‌ دهند. استفاده از این ایمیل سنگ بنای ارتباطات حرفه ای است که اطمینان از تعاملات شفاف، سازماندهی شده و قابل اعتماد را، چه در خارج و چه در داخل، تضمین می کند. این اطلاعات، تماس را ساده تر می کنند، از فرمت های مختلف آدرس ایمیل مانند lastname@yourbusiness.com پشتیبانی می کنند و به ایجاد تصویر سازمان یافته و حرفه ای کسب و کار ها کمک می کنند.

دامنه چیست؟

گام اول برای ایجاد حضور آنلاین یک کسب و کار، ایجاد دامنه است. به طور معمول، یک دامنه نام کسب و کار شما را با پسوند اینترنتی استاندارد (TLD) مانند .com، .net، یا info ترکیب می کند و به قالبی مانند yourdomain.com یا yourbusiness.info منتهی می شود. البته این دامنه به خودی خود بی اثر است. هنگامی که یک دامنه را ثبت می کنید، ثبت کننده مدیریت DNS را ارائه می دهد که جزئیات مهمی را مانند آدرس IP وب سایت شما و سوابق MX، برای تحویل ایمیل در اختیار دارد. اگر در حال حاضر دامنه ندارید، می توانید از طریق Zoho آن را خریداری کنید و آدرس ایمیل سازمانی شخصی خود را برای حضور آنلاین جامع ایجاد کنید.

وب سایت چیست؟

وب سایت مجموعه ای از صفحات اینترنتی است که حاوی اطلاعاتی درباره کسب و کار شما است. برای دسترسی به آن، از مدیریت DNS برای پیوند دامنه خود با آدرس IP ارائه دهنده میزبانی وب استفاده کنید. این امر تضمین می کند که وقتی کاربران، www.yourdomain.com را در مرورگر خود وارد می کنند، صفحات صحیح میزبانی شده میزبان وب شما ظاهر می شود و به خوانندگان اجازه می دهد تا به اطلاعات مورد نظر از وب سایتتان دسترسی داشته باشند.

آدرس ایمیل سازمانی چیست؟

آدرس ایمیل سازمانی آدرسی است که در آن نام دامنه شرکت شما مانند patricia@yourcompany.com مشاهده می شود. این آدرس ‌ها با هویت کسب ‌و کار شما همخوانی دارند و باعث می‌ شوند مشتریان راحت ‌تر برند شما را بشناسند و به آن اعتماد کنند. برای تنظیم این آدرس ها از مدیریت DNS خود برای پیوند دادن دامنه با ارائه دهنده ایمیل با استفاده از سوابق MX پیشنهاد شده ارائه دهنده استفاده کنید. این امر ارتباط یکپارچه و حرفه ای ایمیل را در دامنه کسب و کار شما تضمین می کند.

حرفه ای بودن خود را ثابت کنید!

تطبیق آدرس ایمیل سازمانی شما با نام تجاری، سطح بالایی از حرفه ای بودن و تعهد به کسب و کار را نشان می دهد. همچنین به مشتریانتان نشان می دهد که کسب و کار خود را جدی می گیرید و آن ها نیز به نوبه خود به احتمال زیاد به مکاتبات تجاری با آدرس ایمیل حرفه ای اعتماد می کنند. این همسویی بین نام تجاری و آدرس ایمیل سازمانی شما باعث افزایش اعتبار دامنه و به طور کلی اطمینان در کسب و کارتان می شود.

چگونه بهترین ارائه دهنده خدمات ایمیل را انتخاب کنیم؟

انتخاب ارائه دهنده خدمات ایمیل مناسب شامل چندین ملاحظات کلیدی می شود که عبارت اند از:

• راه اندازی آسان

 ارائه دهنده ای را انتخاب کنید که فرایند راه اندازی ساده ای دارد و تضمین می کند مراحل ضروری احراز هویت نادیده گرفته نمی شوند.

• تبادل کارآمد اطلاعات

اطمینان حاصل کنید که ارائه دهنده انتخابی، ایمیل ها، مخاطبین و داده های سرویس قبلی شما را به طور یکپارچه انتقال دهد تا از دست دادن داده ها جلوگیری شود.

• امنیت حریم خصوصی

 سرویسی را انتخاب کنید که امنیت داده ها را در اولویت قرار دهد و ضمن احترام به حریم خصوصی شما، احراز هویت چند لایه و رمزگذاری پیام انتها به انتها را ارائه دهد.

 دامنه ایمیل شما باید با کسب و کارتان هماهنگ باشد. ارائه دهنده ای را برگزینید که به شما اجازه دهد از یک دامنه سفارشی برای لمس حرفه ای استفاده کنید.

به دنبال ارائه دهنده ای با یک کنترل پنل قوی برای تنظیمات دامنه، مدیریت کاربر، آدرس های گروه، سیاست های اسپم و تضمین زمان آپدیت ها باشید.

• ابزار های همکاری

ارائه دهندگانی را در نظر بگیرید که ویژگی های همکاری تیم داخلی و ابزار های داخلی را مانند تقویم، یادداشت ها و مدیریت تماس، ارائه می دهند.

جمع بندی

در این مقاله بررسی کردیم که ایمیل سازمانی و دامنه چیست و چه اهمیتی دارد. همچنین دانستیم که استفاده از ایمیل سازمانی اهمیت بسیاری در محیط کسب ‌و کار دارد. این ایمیل اعتبار شرکت را افزایش می ‌دهد و اعتماد مشتریان را جلب می ‌کند. از دیگر مزایای آن می‌ توان به مدیریت ساده دامنه و ایمیل‌ های کارمندان، حفاظت از امنیت اطلاعات و ایجاد تطابق برند اشاره کرد. در این نوشته علاوه بر ارائه تعریفی از دامنه و وب سایت، به ذکر لزوم ایجاد ایمیل سازمانی و همخوانی آدرس آن با آدرس دامنه وب سایت کسب و کار پرداختیم.